Wie du mit Timeboxing endlich schaffst, was du dir vornimmst

In der heutigen hektischen Welt ist es oft schwierig, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten. Eine effektive Zeitmanagement-Methode, die dir dabei helfen kann ist das Timeboxing. In diesem Artikel erfährst du, wie Timeboxing funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie du es in deinen Alltag integrieren kannst.

Eigentlich hast du dir vorgenommen, jeden Tag zu meditieren. Aber irgendwie kommt immer etwas dazwischen. Ärgerlich. Dabei steht etwas mehr Achtsamkeit ganz oben auf deiner Prioritätenliste!

Gerade die wichtigen Aufgaben – also die, die dich deinen Zielen näher bringen – sind nicht dringend. Sie haben also keinen eingebauten Wecker, der dich aus dem Alltagschaos reißt. Du musst selbst dafür sorgen, dass sie umgesetzt werden. (Erfahre hier mehr über den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Tätigkeiten).

Damit du schaffst, was du dir vornimmst, hilft dir Timeboxing. In diesem Artikel findest du eine Anleitung, wie du die Zeitmanagement-Methode im Alltag anwendest und erfährst die Vor- und Nachteile. Zusätzlich erhältst du praktische Beispiele mit Tipps und Tricks für die Umsetzung.

Warum Timeboxing?

Beim Minimalismus konzentrierst du dich auf das, was für dich wesentlich ist. Aufgrund der vielen Ablenkungen ist das gar nicht so einfach. Timeboxing hilft dir dabei, dich weniger stören zu lassen von dem Gebimmel und Gebrumme. Denn die Zeitmanagement-Methode macht deutlich/ macht sichtbar, dass du nur eine begrenzte Zeit hast, um an einer Aufgabe zu arbeiten.  

Weil du nur eine feste Zeitspanne hast, vermeidest du (übertriebenen) Perfektionismus. Somit schließt du Aufgaben schneller ab.

Für alle, die gerne mal eine Deadline reißen: Timeboxing erhöht das Bewusstsein für die Zeit. Du wirst immer besser darin, deine Zeit realistisch zu planen und einzuschätzen.

Das Parkinson Gesetz der Produktivität

Du kennst es. Ich kenne es. Und bestimmt kennen es auch alle Schulkinder: Jede Aufgabe braucht exakt genauso lange, wie viel Zeit man für sie einplant. So kann es durchaus sein, dass eifrige Schüler für die gleiche Hausübung 45 Minuten oder 3 Stunden benötigen. Je nachdem, wie lange sie sich am Nachmittag dafür Zeit nehmen.

Dieses eiserne Gesetz nennt man auch Parkinson Gesetz der Produktivität.

Hier hilft es, die Aufgaben mit Timeboxing in Zeitfenster einzuteilen. So schaffst du mehr in weniger Zeit und lässt dich weniger ablenken. Aber nicht die Pausen vergessen, das wäre langfristig schlecht für die Produktivität.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Timeboxing

Timeboxing ist einfach anzuwenden. Ich bevorzuge diese Methode digital mit Google Kalender, Microsoft Calendar oder iCal. Da habe ich gleich eine optische Übersicht aller To-Dos, die ich flexibel anpassen kann. Am Ende des Artikels ist eine Vorlage als pdf zum Herunterladen verlinkt, falls du die Zeitblöcke lieber auf Papier erstellst.

So sieht ein typischer Tag bei mir in Google Kalender aus:

So gehst du vor:

1. Schreibe alle Aufgaben auf, die du erledigen musst.
2. Teile deinen Tag ein in feste Zeitblöcke, z.B. 30 Minuten oder 1 Stunde.
3. Ordne jeder Aufgabe einen Zeitblock zu. Sei realistisch mit der Zeit, die du brauchst. Ich verwende verschiedene Farben für die Blöcke, um sie optisch besser zu trennen.
4. Verwende einen Timer oder Wecker, um den Anfang und das Ende jedes Zeitblocks zu markieren.
5. Arbeite während des Zeitblocks nur an der zugewiesenen Aufgabe. Lass dich nicht ablenken.
6. Plane kurze Pausen zwischen den Zeitblöcken ein, um dich zu erholen.
7. Überprüfe am Ende des Tages, ob du deine Ziele erreicht hast. Passe deine Zeitblöcke bei Bedarf an.

Vorteile von Timeboxing

Timeboxing bietet viele Vorteile, die dir helfen, den Alltag zu strukturieren:

✔️ Du konzentrierst dich auf eine Aufgabe und hast so weniger Ablenkungen.

✔️ Du hast einen klaren Überblick über alle Aufgaben und die benötigte Zeit dafür. Das reduziert Stress.

✔️ Du verschwendest weniger Zeit.

✔️ Du siehst Fortschritte sofort, wenn du die Methode diszipliniert durchführst.

✔️ Schon optisch erkennst du ein Ungleichgewicht im Kalender. Dadurch findest du eine bessere Balance zwischen Arbeit und Freizeit.

✔️ Wenn du die Aufgaben schnell startest, wirst du Prokrastination zuverlässig überwinden.

Nachteile von Timeboxing

Obwohl Timeboxing viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Nachteile, die man beachten sollte:

❌ Strikte Zeitblöcke lassen wenig Raum für spontane Aufgaben oder Änderungen. Unerwartete Ereignisse können den Plan durcheinanderbringen.

❌ Wenn du in einem Team arbeitest mit geteilten Kalendern, finden andere womöglich keinen freien Termin. Das erschwert die Zusammenarbeit.

❌ Das Arbeiten unter festgelegten Zeitlimits kann zusätzlichen Stress erzeugen, insbesondere wenn Aufgaben länger dauern als geplant.

❌ Kreative Aufgaben benötigen oft ungestörte Zeit, die sich nicht immer in feste Blöcke pressen lässt. Manchmal bist du auch im Flow und willst dich nicht stören lassen von lästigen Weckern.

❌ Wenn du nicht genug Pausen einplanst, kann es zu Erschöpfung und Burnout kommen.

❌ Wenn du die Zeitblöcke zu optimistisch geplanst, kann das frustrieren.

❌ Ständiges Arbeiten nach einem starren Zeitplan wirkt auf viele monoton.

Für wen ist Timeboxing geeignet?

Ganz generell lässt sich sagen, dass Timeblocking nicht bei jedem Beruf möglich ist: Ärzte auf Abruf oder Erzieher in einem Kindergarten können wohl kaum diese Methode anwenden. Ihr Berufsalltag ist zu fremdbestimmt. Timeblocking kann jedoch auch von ihnen genutzt werden, um persönliche Ziele zu erreichen – wie mehr Sport oder Meditieren.

Was zu beachten ist

Beim Timeboxing solltest du sicherstellen, dass du realistische Zeitspannen für deine Aufgaben festlegst, um weder gestresst noch unterfordert zu sein.

Es ist wichtig, klare Prioritäten zu setzen, damit du die wichtigsten Aufgaben zuerst angehst und weniger dringende Arbeiten nach hinten verschieben kannst.

Plane regelmäßige Pausen ein, um Ermüdung zu vermeiden und passe die Timeboxes bei Bedarf an, falls du merkst, dass du mehr oder weniger Zeit benötigst.

Schließlich ist es sinnvoll am Ende des Tages zu reflektieren, was gut gelaufen ist und wo du Verbesserungen vornehmen kannst.

Hast du schon einmal Timeboxing ausprobiert? Schreibe deine Erfahrungen in die Kommentare und inspiriere andere!