Wie du dich mit der Eisenhower-Matrix auf das Wesentliche konzentrierst

Die Eisenhower-Matrix ist ein Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Sie hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, effizienter zu arbeiten und Stress zu reduzieren. In diesem Artikel erfährst du, wie du vorgehst und erhältst eine praktische Eisenhower-Matrix zum Download.

Unser Leben wird immer voller. Die Benachrichtigungen am Phone stören unsere Konzentration, dazu kommen E-Mails und Anrufe. Doch was von den vielen Ablenkungen ist wirklich wichtig?

Zeitmanagement wird in unserer Welt immer wichtiger. Doch einfache To-Do Listen helfen nicht weiter. Sie sind allenfalls dafür zu gebrauchen, damit du nichts vergisst. Eine Ordnung nach Priorität oder Deadlines ist damit nicht möglich. Schon gar nicht werden hier deine wahren Ziele und Werte reflektiert.

Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel. Wenn du sie regelmäßig nutzt, wirst du dein Leben nach deinen Prioritäten ausrichten, nicht nach den von anderen. Darum geht es beim Minimalismus: Sich auf das konzentrieren, was einem wirklich wichtig ist.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ursprünglich benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Angeblich soll er bei einer Rede gesagt haben:

Die Matrix ist ein Werkzeug für Zeitmanagement und Prioritätensetzung. Sie hilft dabei, Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten und entsprechend zu handeln.

Die Matrix ist in vier Quadranten unterteilt

Wichtig und dringend (Quadrant 1):

Diese Aufgaben haben hohe Priorität und müssen sofort erledigt werden. Sie erfordern sofortige Aufmerksamkeit, da sie sowohl wichtig als auch zeitkritisch sind.
Beispiele: Krisenmanagement, dringende Deadlines, wichtige Meetings, Notfälle.

Wichtig, aber nicht dringend (Quadrant 2):

Diese Aufgaben sind von hoher Bedeutung, aber sie drängen sich nicht auf. Zumeist sind gerade das die zentralen Bausteine, um deine langfristigen Ziele zu erreichen.
Beispiele: Ausmisten, Altersvorsorge, Weiterbildung, Beziehungspflege.

Dringend, aber nicht wichtig (Quadrant 3):

Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit, sind aber für die langfristigen Ziele weniger relevant. Zumeist sind sie Unterbrechungen oder Ablenkungen,
Beispiele: Unwichtige E-Mails, Anrufe, Meetings ohne klaren Zweck, Anfragen, die man besser hätte ablehnen sollen.

Weder wichtig noch dringend (Quadrant 4):

Diese Aufgaben sind weder zeitkritisch, noch tragen sie wesentlich zu den Zielen bei. Sie sind oft reine Zeitfresser und bringen wenig bis keinen Nutzen.
Beispiele: übermäßiger Medienkonsum, unnötige Tätigkeiten, Prokrastination.

Wie teilt man die Aufgaben ein?

Stelle dir zu Beginn folgende Fragen und notiere die Antworten:

1. Welche Gewohnheit könntest du etablieren (die du derzeit nicht hast), die eine enorme Wirkung auf dein Privatleben hätte, wenn du sie nur regelmäßig ausüben würdest?
2. Was würde in deinem beruflichen Leben eine ähnliche Wirkung erzielen?

Mit ziemlicher Sicherheit befinden sich die Antworten auf diese Fragen im Quadrant 2. Hier liegen alle wichtigen, aber nicht dringenden Projekte. Gerade diese sind wesentlich für einen minimalistischen Lebensstil. Je mehr Zeit du in diesem Quadranten verbringst, desto eher wirst du nach deinen Werten leben. Setzt du diese Lebensweise konsequent um, wirst du früher oder später bemerken, dass du immer weniger Zeit in den anderen Quadranten verschwendest. Krisen im Quadrant I werden seltener und du wirst kaum noch im Quadrant IV am Handy daddeln.

Es lohnt sich also, deine Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix zu priorisieren und deine Energie vor allem in den zweiten Quadranten zu stecken. Danach kommen die anderen Quadranten.

Das Prinzip wird in diesem Buch besonders gut beschrieben:

Wie man die Eisenhower-Matrix anwendet

1. Liste erstellen: Schreibe alle anstehenden Aufgaben auf.
2. Einteilung: Sortiere die Aufgaben in die vier Quadranten der Matrix.
3. Priorisieren: Fokussiere dich zuerst auf Quadrant 2. Plane und blocke dir Zeiten dafür im Kalender. Arbeite danach deine dringenden und wichtigen Aufgaben in Quadrant 1 ab. Delegiere (wenn möglich) To-Dos aus Quadrant 3 und vermeide oder streiche Aufgaben aus Quadrant 4.

Für mich hat es sich bewährt, die Aufgaben wöchentlich am Sonntagabend nach der Eisenhower-Matrix zu ordnen und meinen Kalender für die Woche entsprechend zu planen. So setze ich mir beispielsweise feste Zeitblöcke für Weiterbildung, Kleiderschrank ausmisten oder Sport. Dies sind echte Quadrant 2 Prioritäten. Erst danach widme ich mich den anderen Quadranten. Manche bevorzugen sogar eine tägliche Planung der Aufgaben. Hier gibt es kein Richtig oder Falsch.

Was sind die Schwächen der Eisenhower-Matrix?

Selbst so eine einfache und wirksame Art, seine Zeit zu managen, hat Schwächen:

Die Eisenhower-Matrix setzt voraus, dass du deine Prioritäten klar erkennst, was nicht immer einfach ist. Manchmal ist es schwierig, sofort zu bestimmen, welche Aufgaben wirklich wichtig und dringend sind, was zu Unsicherheiten führt. Du musst deine Ziele im Leben schon kennen und genau visualisieren können.

Die Matrix kann Zeit kosten, um Aufgaben regelmäßig zu bewerten und zu kategorisieren. Vielleicht empfindest du diesen zusätzlichen Aufwand im hektischen Alltag als hinderlich. Doch du wirst erstaunt sein, wie viel effektiver und produktiver du wirst, wenn du dich intensiver dem Quadrant 2 widmest.

Weitere Zeitmanagement-Methoden

Neben der Eisenhower-Matrix gibt es zahlreiche andere Zeitmanagementmethoden.

✔️Die Pomodoro-Technik nutzt Zeitblöcke von 25 Minuten konzentrierter Arbeit, gefolgt von kurzen Pausen.

✔️Die ABC-Analyse priorisiert Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit, wobei A-Aufgaben höchste Priorität haben.

✔️Die Time-Blocking-Methode teilt den Tag in festgelegte Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben oder Projekte, um Ablenkungen zu minimieren und fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen.

Mit welcher Methode hast du schon Erfahrung gemacht? Schreibe das gerne in die Kommentare.