Die 9 Methoden des Zeitmanagements für ein einfaches Leben

Zeitmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines bewussten Lebens. Mit einfachen Methoden kannst du deinen Alltag strukturieren und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge schaffen. Erfahre hier, wie du durch weniger Tun mehr erreichen kannst.

Die Uhr tickt. Die Zeit vergeht immer schneller. Kaum ist eine Aufgabe erledigt, tauchen fünf neue auf. Wir arbeiten den ganzen Tag, und doch haben wir abends das Gefühl, kaum etwas geschafft zu haben. Geht es dir auch so? Das ist schon erstaunlich:

Nichts ist so gerecht verteilt wie unsere Zeit. Jeder Mensch hat 24 Stunden pro Tag. Trotzdem scheinen manche Menschen in dieser Zeit mehr zu erreichen. Liegt es daran, dass sie bessere Zeitmanagement-Methoden kennen?

Zeitmanagement: Wie geht das?

Genau genommen ist es nicht möglich, Zeit zu managen. Sie fließt unbeirrt weiter. Wir können sie weder aufhalten noch beschleunigen. Was wir beeinflussen können, ist unser Umgang mit den Aufgaben, die wir an einem Tag bewältigen wollen. Daher geht es beim Zeitmanagement vor allem darum, die richtigen Aufgaben zu wählen. Es bedeutet also nicht, eine To-Do-Liste stur abzuarbeiten.

Stell dir vor, zwei Expeditionen wollen einen Dschungel durchqueren. Die eine beginnt sofort, mit Macheten eine Schneise zu schlagen, ohne auf die Richtung zu achten. Die andere baut zuerst eine Leiter, um sich einen Überblick zu verschaffen und die richtige Richtung zu wählen. Selbst, wenn die erste Expedition sehr schnell vorankommt: Welche Expedition wird wohl schneller ihr Ziel erreichen?

Genauso solltest du deine Zeitplanung angehen. Kenne zuerst dein „Warum“ und deine Prioritäten. Das ist deine Leiter. Nur so kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren. Die Umsetzung ist – um in dem Bild zu bleiben – deine Machete. Auch die sollte eine scharfe Klinge haben. In diesem Artikel findest du viele hilfreiche Tipps und Tools für beide Bereiche.

Kenne dein „Warum“

Gerade für gutes Zeitmanagement sollte dir dein innerer Antrieb bewusst sein. Wenn du nach deinem “Warum” lebst, wirst du ganz von selbst auf deine Zeit achten.

Was ist dir in deinem Leben wichtig? Warum stehst du morgens früh auf? Um diese Fragen zu beantworten, ist es hilfreich, deine eigenen Werte zu kennen. (Dieser Test hilft dir dabei).

Deine Werte bilden die Grundlage für einen persönlichen Leitsatz, der dich berührt. Dieser Leitsatz geht oft über dich als Person hinaus.

Wenn dir zum Beispiel Unabhängigkeit wichtig ist, könnte dein Leitsatz sein, anderen zu helfen, finanziell unabhängig zu werden. In diesem Fall könntest du dich als Finanzberater engagieren. Verdienst du damit Geld, ist das sogar dein Ikigai. Sobald du eine emotionale Verbindung zu deinem Ziel hast, bleibst du auch langfristig motiviert.

Das Konzept, deinen Tag, deine Beziehungen oder dein Unternehmen immer um das “Warum” zu gestalten, wird in dem Buch von Simon Sinek hervorragend beschrieben.

Ordne deine Aufgaben

Nun kennst du den Grund, dein „Warum“. Es wird jetzt Zeit zu definieren, was du jeden Tag tun kannst, um nach diesem „Warum“ zu leben.

Welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Welche Tätigkeiten bringen dich deinen Zielen näher? Mache dir eine Liste und sortiere nach Dringlichkeit und Wichtigkeit mit der Eisenhower-Matrix. So kannst du sicherstellen, dass du deine Energie auf das Wesentliche konzentrierst.

Als Beispiel siehst du hier eine Liste der Aufgaben für die Woche, in die Eisenhower-Matrix sortiert:

1. Dringend und Wichtig (Sofort erledigen)

• Abgabetermin für ein wichtiges Projekt einhalten
• Arzttermin wahrnehmen
• Auto zur Reparatur bringen, um eine Panne zu vermeiden

2. Wichtig, aber nicht dringend (Planen)

• Berufliche Weiterbildung
• Fitnessroutine erstellen und Trainingszeiten einplanen
• Mit den Kindern Zeit verbringen

3. Dringend, aber nicht wichtig (Delegieren)

• E-Mails beantworten, die nicht sofortige Aufmerksamkeit erfordern (an Kollegen delegieren, wenn das geht)
• Routinearbeiten im Haushalt (Putzdienst organisieren)
• Besorgungen erledigen (z.B. Lebensmittel einkaufen lassen)

4. Weder dringend noch wichtig (minimieren)

• Zeit auf Social Media verbringen
• Fernsehen oder Streamingdienste schauen
• Unnötige Apps auf dem Handy nutzen

Lerne „Nein“ zu sagen

Es ist wieder passiert – du hast zugestimmt, obwohl du innerlich dachtest: “Eigentlich möchte ich das nicht tun.” Kennst du das? Du bist nicht allein. Das Nein-Sagen fällt vielen von uns schwer.

Minimalismus bedeutet oft auch, sich von Überflüssigem zu trennen. Das gilt nicht nur für materielle Dinge, sondern auch für deine Zeit.

Lerne, Nein zu sagen.

Es ist okay, nicht an jeder Aktivität teilzunehmen oder jede Bitte zu erfüllen. Deine Zeit ist wertvoll und sollte mit Bedacht eingesetzt werden. Sagst du zu anderen „ja“ – obwohl du es nicht ehrlich meinst – sagst du automatisch zu deinen Prioritäten „Nein“.

Etabliere gute Gewohnheiten

Mit kleinen Gewohnheiten kannst du jedes Ziel erreichen. Das Geheimnis ist, dass du nicht alles auf einmal umsetzt, sondern jeden Tag etwas besser wirst bei dem, was du dir vornimmst.

Um Verhaltensweisen Schritt für Schritt in gute Gewohnheiten zu verwandeln, hilft ein Habit Tracker, zum Beispiel auf Papier.

Gewohnheits-Tracker bieten eine Reihe von Vorteilen:

✔️Durch eine konsequente Praxis entsteht eine Routine, die es einfacher macht, am Ball zu bleiben und das Ziel kontinuierlich zu verfolgen.

✔️Indem wir täglich eine kleine Gewohnheit ausführen und Fortschritte sehen, erhalten wir eine positive Rückmeldung und verstärken damit unser Verhalten.

✔️Du kannst Habit Tracker auf Papier an gut sichtbaren Orten platzieren, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass du sie regelmäßig nutzt.

Iss den Frosch

Nun geht es ins Detail, nämlich wie du deinen Tag gestaltest. Erledige zuerst die Aufgaben, die besonders dringend sind. Das ist keine Selbstverständlichkeit. Manche sagen zu solchen unangenehmen, aber wichtigen Aufgaben „Eat that Frog“ oder „Iss den Frosch“.

Warum? Diese Aufgaben machen oft überhaupt keine Freude. Manchmal müssen wir uns richtiggehend überwinden, die Präsentation zu erstellen, den Kunden anzurufen oder schon wieder Sport zu machen. Egal, eat that frog! Ohne viel Nachdenken. Denn wenn es ein Teil deiner Prioritäten ist, dann ist es für dich persönlich und dein Vorankommen wichtig.

Diesen Mechanismus, kannst du mit dem Pomodoro-Planer nutzen:

Bei der Pomodoro-Technik unterteilst du deine Arbeit in kleinere Einheiten und hältst dich an den festgelegten Zeitrahmen. Regelmäßige Pausen verschaffen dir mehr Energie. Dadurch verbessert sich deine Konzentration.

Neben Pomodoro gibt es noch weitere Möglichkeiten, Aufgaben in verschiedene Zeitfenster zu unterteilen, wie Timeboxing. Letztlich entscheidest du durch Ausprobieren, was im Alltag für dich am besten funktioniert.

Zeitmanagement mit digitalem Minimalismus

Unsere digitalen Geräte sind oft die größten Zeitfresser. Praktiziere digitalen Minimalismus, indem du unnötige Apps und Benachrichtigungen deaktivierst. Setze dir feste Zeiten, zu denen du deine E-Mails und sozialen Medien checkst, und halte dich daran.

Doch digitaler Minimalismus bedeutet weit mehr, als nur das Handy stumm zu schalten. Es betrifft viele Bereiche unseres täglichen Lebens.

Multitasking funktioniert nicht

Multitasking scheint auf den ersten Blick eine effektive Methode zu sein, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Doch in Wahrheit kann unser Gehirn nicht wirklich mehrere komplexe Tätigkeiten parallel ausführen. Auch wenn ein hartnäckiger Mythos behauptet, Frauen könnten das. Stattdessen wechselt jedes Gehirn schnell zwischen den Aufgaben hin und her, was als „Task Switching“ bekannt ist.

Dieser ständige Wechsel kostet jedoch Zeit und Energie, was die Qualität der Arbeit beeinträchtigt. Studien haben gezeigt, dass Multitasking die Fehlerquote erhöht und das Gedächtnis beeinträchtigt. Darüber hinaus kann es zu erhöhtem Stress und Erschöpfung führen, da das Gehirn ständig überlastet wird.

Letztendlich ist es oft effektiver, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren und sie gründlich abzuschließen, bevor man zur nächsten übergeht.

Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip

Vielleicht kennst du schon die 80/20 Regel oder das Pareto-Prinzip? Es besagt unter anderem, dass mit nur 20 % des Aufwandes schon 80 % des Ergebnisses erreicht werden kann. Die restlichen 20 % für die Perfektion benötigen eine immense Anstrengung. Und sind für viele Aufgaben gar nicht notwendig!

Das Pareto-Prinzip ist ein mächtiges Werkzeug, das dir helfen kann, deine Effizienz und Effektivität in vielen Bereichen deines Lebens zu steigern. Es ermöglicht dir, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf deine Ziele und dein Wohlbefinden haben.

Plane Pausen ein

Gerade bei all der Effizienz und Produktivität sind auch Zeiten wichtig, die nur für dich reserviert sind. Im stressigen Familienalltag ist der Moment fast immer zu kurz. Daher versuche die Zeit zu nutzen für die Dinge, die dir Energie geben. Dabei haben reines Konsumieren über Fernsehen, Facebook, Insta und Co. oft einen gegenteiligen Effekt. Schlimmer noch, viele News senken sogar meine Laune.

Verbringe deine Zeit lieber mit Lesen, Meditieren, ins Kino gehen, mit deinem Partner reden, mit Freunden, Sport oder einfach am Sofa liegen und nichts tun.

Jede Minute ist wertvoll, doch lass dich nicht stressen. Wenn die gewünschte Entspannung diesmal nicht eintritt, dann vielleicht beim nächsten Mal. Jedenfalls hilft die regelmäßige „Me-time“ wieder mehr Energie zu tanken für alle Aufgaben.

Was sind deine Tipps für das Zeitmanagement im Alltag? Über deinen Kommentar freue ich mich schon sehr.